Xavier Orts
Managing Director Aremis

Het is de belangrijkste oorzaak van de ecologische voetafdruk en een aanzienlijke factor voor het welzijn en de efficiëntie op het werk. Daarom is het optimaliseren van deze factoren van essentieel belang.

Wat is het standpunt van de vastgoedsector?

Xavier Orts, Managing Director van Aremis : “Een werkplek in het centrum van een stad kost tussen 8.500 en 10.000 euro per jaar. Minstens de helft van dat bedrag wordt bepaald door de oppervlakte, de huur, heffingen en belastingen. De rest gaat naar diensten aan gebouwen en gebruikers: reiniging, onderhoud, enz. Het beheer van die werkplekken en de berekening van het percentage dat daaraan wordt toegekend, is vaak een hersenbreker die voor een speling in oppervlakte zorgt van zowat 15 procent (en dan nog met een onzekerheidsmarge) boven op de normale flexibiliteitsmarge van 5 tot 10 procent. We hebben het hier immers over complexe situaties: consultants komen en gaan, werknemers zijn met ziekteverlof of zijn een lange tijd afwezig,... Een werkplek wordt op die manier maar 50 tot 60 procent van de tijd daadwerkelijk bezet (vergaderingen, verplaatsingen enz.), terwijl amper 11 procent van de werkplekken gedeeld wordt.”

Hoe beheers je dan de oppervlakte en de manier waarop die wordt toegekend? 

“Alleen een streng toezicht op interne verschuivingen laat toe om permanent vat te hebben op het aantal vierkante meters in een gebouw en de manier waarop die worden aangewend. Interne verschuivingen worden vaak gezien als een noodzakelijk kwaad. Welnu, het vergt veel coördinatie om die soepel te laten verlopen zonder dat de normale werking verstoord wordt. Er moet een methode achter zitten, gebaseerd op correcte informatie, om zo’n proces tot een goed einde te brengen. Als het bijvoorbeeld gaat om 1.000 werkplekken, heeft dat een invloed op 850 daarvan. Maar waar zijn dan die 150 andere beschikbare werkposten? Dat soort informatie kan je alleen up-to-date houden als zo’n verhuizing professioneel wordt aangepakt. Dat kan, met specifieke hulpmiddelen, software en een methode die het mogelijk maakt om perfecte informatie te hebben over het aantal toegewezen en beschikbare werkplekken. Op die manier kun je een beetje afknabbelen van die onzekerheidsmarge van 15 procent.”

Zijn er nog andere manieren om te optimaliseren?

Een ander denkspoor is dat je de hele werkomgeving zo veel mogelijk samenbrengt om op die manier efficiënter te werken. Maar zoiets vereist dan wel dat je de hele organisatie ter discussie stelt. Dat is de nieuwe manier van werken, en die moet je met de nodige voorzichtigheid invoeren. In de Angelsaksische landen is ze al ingeburgerd, zelfs in de openbare sector, maar bij ons is dat nog niet het geval. Om succes te hebben moet je vertrekken vanuit de bedrijfscultuur, moet je alle veranderingen goed voorbereiden en ze ook na de implementatie nog een tijdlang goed in de hand houden.”

Wat levert zoiets op? 

Een vermindering van de oppervlakte met ongeveer 30 procent en meer flexibiliteit. In een gedeelde werkomgeving is je horizon breder dan als je alleen in je bureau zit. En laten we ook de energiebesparing niet vergeten. Die vermindert  de ecologische voetafdruk met 46 procent.”