Een betere organisatie van de dienstverlening staat er centraal. Secretaris Jan Compernol en Communicatie- en ICT-verantwoordelijke Nele Cools geven uitleg.
Compernol: “De gemeente kocht de voormalige Coca-Cola site in 2005. Tot dan zat de gemeentelijke dienstverlening verspreid over verschillende locaties. Het doel was om deze te centraliseren en zo tot meer kwalitatieve samenwerking, efficiëntie en transparantie te komen.”

Doordachte indeling

Het open karakter van de distributiehal bleef behouden, maar werd aangevuld met natuurlijke elementen en lichtinval om de ruimte reliëf en structuur te geven. Op de vloer werd een looproute aangebracht, waarlangs kleine units de dienstverlening regelen.

Cools: “Alles start bij het onthaal: geen nummer trekken, maar echte onthaalmensen die je op weg helpen en basisdiensten aanbieden, zoals het afhalen van documenten of de verkoop van vuilniszakken of fietskaarten.”

De loketten zijn geclusterd in dezelfde vier eenheden als het gemeentelijke organogram: vrije tijd, burgerzaken, wonen en omgeving, en welzijn/OCMW. De backoffice werd afgeschermd van het publieke gedeelte en spreekkamers werden voorzien.

Jarenlange voorbereiding

Compernol: “Zowel het college, de raad als onze medewerkers zijn er tussen 2007 en 2012 intensief mee bezig geweest. We stelden binnen de gemeenteraad een werkgroep samen waarin ook oppositieleden zaten, want zo’n groot project moet van iedereen zijn.”

“Een ‘projectregisseur’ definieerde wat we wilden, werkte een structuurschets uit en nam de begeleiding op zich. We stelden voorop dat het een duurzaam gebouw moest worden waar mensen graag komen en werken. Bovendien moest zichtbaar gemaakt worden hoe een gemeentelijke democratie werkt via bijvoorbeeld een inkijk in de gemeenteraadszaal. We legden de projectdefinitie vervolgens voor aan een groep externen. Dat leidde ertoe dat ook de OCMW dienstverlening in het plan werd opgenomen. Tijdens het gehele proces was er een goede afstemming tussen bestuur, medewerkers en ontwerpers, waarbij zo efficiënt mogelijk werd omgesprongen met het budget.”

Dienstverlening gelijk

Cools: “Naar aanleiding van dit project werd heel onze huisstijl herdacht. Dienstverlening is voor ons gelijk, en de inwoners mogen dus zelf hun kanaal kiezen. Loket, telefoon en website kregen daarom dezelfde inhoud en look & feel. Alle diensten hebben nu één gezamenlijk logo en één huisstijl. Enkele onderdelen van de organisatie kregen ook een baseline en afzonderlijke steunkleur. Ook integreerden we veel beelden van mensen. Dat brengt het bestuur dichterbij.”

Polyvalent

OostCampus is een levendig centrum dat zowel binnen als buiten polyvalent wordt gebruikt. De garages van de technische diensten worden vrijgemaakt voor grote fuiven, in het park grazen schapen, er is een zaal beschikbaar voor het verenigingsleven, er is een evenementenplein en in de binnenruimte worden recepties gehouden. Heel de site is met fietspaden verbonden met de omliggende wijken en er is tevens een doorsteek naar het winkelcentrum. School, brandweer, containerpark en politie zijn nabij.