Bernard Vancraeynest
Algemeen secretaris De Lijn

Gefaseerde invoering doorheen volledige organisatie

“Onze eerste stap was om onze documenten beschikbaar te maken op een SharePoint site. Dit bleek echter al snel te statisch. Daarom schakelden we recent over naar de digitale vergaderingssoftware van Remmicom”, aldus Vancraeynest.

“We hebben het voorlopig al geïmplementeerd voor drie soorten vergaderingen: de raad van bestuur, de raad van directeuren en de staf van de directie op de Centrale Diensten. De Lijn is echter een grote organisatie, waar we meerdere types van vergaderen kennen. We willen dit systeem dus in een volgende fase verder uitrollen naar de raden van bestuur van onze dochterbedrijven, de Functionele Overleggen en naar vergaderingen op meer operationeel  niveau. Zo kunnen we uiteindelijk doorheen onze volledige organisatie meer efficiëntie brengen.”

Vancraeynest: “Vaak is er rond een bepaald dossier immers een cascade vanuit een bepaald beslissingsniveau naar een ander niveau. Met dit systeem kan hetzelfde dossier zo hergebruikt worden, en zal de efficiëntiewinst nóg groter worden. Het hele beslissingsproces en alle vergadercycli moeten uiteindelijk hierin worden opgenomen.”

 

Transitie vraagt tijd en begeleiding

“Vooraleer het zo ver kan komen is er uiteraard nood aan een veranderingstraject. Alle dossierbeheerders moeten worden opgeleid en overtuigd van de voordelen. Velen zijn immers al jaren gewoon aan hun klassieke manier van werken. Ook alle deelnemers aan de vergaderingen moeten uiteindelijk betrokken worden, want ook voor hen zal het een andere manier van werken zijn, zowel tijdens als buiten de vergaderingen”, zegt Vancraeynest.

“Het vraagt dus zeker en vast om een transitie die enige tijd in beslag zal nemen. Niet voor iedereen zal die stap even vanzelfsprekend zijn, maar in deze tijden van PC, tablets, cloud en internet, is het een bijna evidente stap. Toch moeten we uiteindelijk iedereen meekrijgen en op dezelfde manier digitaal laten werken.”